Закрывая окно Zoom или покидая переговорку, каждый из нас хотя бы раз думал «как бы мне хотелось, чтобы это было не совещание, а имейл». Даже если это был быстрый апдейт. Встречи, которые легко заменить имейлом, могут испортить ваш рабочий день. Они могут прервать ваш поток, отвлечь от более важных задач или даже стоить вашей команде драгоценного времени и денег.
Независимо от того, боремся ли мы с усталостью от Zoom или просто пытаемся очистить наши календари для большей производительности и фокуса, критический взгляд на наши встречи — это хорошее начало.
Если у нас в календаре стоят регулярные встречи со времен мамонтов, или мы беспокоимся о том, как казаться активными и заинтересованными в работе, или мы чувствуем потребность в общении, может быть трудно понять, какие встречи на самом деле нужно проводить. Вот 7 вопросов, которые нужно задать себе, чтобы по-настоящему понять, какие встречи должны остаться, а какие стоит превратить в имейл.
1. Что на самом деле происходит во время этой встречи?
Это повторяющаяся встреча для обсуждения хода выполнения проекта? Это каждодневный чекин с командой? Это групповой мозговой штурм? Поймите, что на самом деле делается (или должно быть сделано) во время собрания, а затем подумайте, можно ли это сделать асинхронно или с помощью другой платформы. Цель состоит не в том, чтобы решить, проще ли это сделать на собрании, а в том, возможно ли это сделать без него.
Например, если цель — распространение информации, подумайте, можно ли это сделать, отправив презентацию или документацию по электронной почте. Является ли встреча решающей для понимания информации? Есть ли разъяснения или контекст, которые вы можете предоставить без встречи?
2. Какие ответы мне нужны?
Если вы ищете одноразовый ответ, который не требует долгих разговоров или обменов мнениями, встреча, вероятно, не лучший вариант. Если вы ищете ответ на более сложный вопрос, возможно, стоит синхронизироваться через собрание.
Если вам нужна обратная связь, подумайте, на каком этапе процесса вы находитесь и будет ли встреча полезна для обеих сторон. Если человек, от которого вы ищете отзыва, еще не видел вашу работу, вам обоим может быть полезно сначала просмотреть вещи индивидуально и асинхронно. Если вам нужна обратная связь от группы, подумайте, будет ли полезно собирать всех вместе для генерации идей, или небольшие встречи. Или отсутствие встреч могут дать вам лучшую, самую таргетированную обратную связь.
3. Какой апдейт мне нужен?
Встречи — отличный способ получить информацию, будь то проект, над которым вы работаете, или важная информация о вашей команде. Тем не менее, многие апдейты можно делать по электронной почте. Особенно если они не требуют конкретных или немедленных действий.
Если вы ищете новостей о статусе чего-то, попробуйте сначала связаться со своими коллегами, чтобы понять, в какой точке они находятся. Назначайте встречу только постфактум, если вам нужно более подробно обсудить что-то, над чем они работают, чтобы решить проблему или провести мозговой штурм.
4. Какое решение необходимо принять?
Будем надеяться, что встречи завершаются решениями, которые изменят результаты заинтересованных сторон и приведут к следующим шагам. Но не все эти решения нужно принимать, пока вы находитесь в Zoom. Вам нужно одобрение? Если это так, отправка по электронной почте может быть более эффективным способом добиться цели. Вам нужны новые идеи? Если да, то что произойдет, если вы попросите всех поделиться своими мыслями прямо по имейлу? Вам нужно связаться с коллегой, которая, по вашему мнению, столкнулась с какими-то проблемами или испытывает стресс? Если да, то открыта ли она и готова ли встретиться лицом к лицу. Или в её положении короткое сообщение будет уместней?
5. Что произойдет, если вы отмените встречу?
Иногда мы настолько привыкли ходить на встречи, что даже не задаемся вопросом «что произойдет, если вообще отменить встречу?». Подумайте, какая еще работа, апдейты или информация могут потребоваться, если собрание было отменено. Или попробуйте отменить его на день/неделю/месяц и посмотрите, как продвигаетесь вы и ваши коллеги, не собираясь официально.
6. Должна ли встреча состояться прямо сейчас?
Если вас беспокоит ответ на пятый вопрос, подумайте, что если не отменять встречу, а перенести ее на более позднюю дату. Хотя заблаговременное планирование может быть полезным, иногда внесение чего-то в календарь слишком рано или без какой-либо срочности может нарушить рабочие процессы людей и означает, что вам придется наверстывать упущенное позже.
7. Готова ли я к этой встрече?
Может быть, ваша встреча почти идеальна: вы знаете, что вам нужно собрать эту группу людей вместе прямо сейчас, чтобы сделать работу Х или принять решение Y. Тем не менее, если вы не подготовитесь к встрече — то есть у вас нет повестки дня или структуры — встреча не будет того стоить. Каждая заинтересованная сторона должна иметь ожидания от встречи и желаемый результат, прежде чем присоединится к Zoom или войдет в комнату. Таким образом, ваша встреча будет сделана так, как нужно, и все будут готовы делать то, что им нужно, когда она закончится.
Какой ваш совет номер 1, решая, нужна ли встреча или имейл? Поделитесь своим ответом в комментариях, чтобы помочь другим карьеристкам!
